A gestão eficiente da folha de pagamento é extremamente importante para qualquer empresa. Isso porque, independentemente do porte econômico e número de funcionários, todas estão obrigadas por força da lei. Ela representa uma das maiores despesas e, se não for bem administrada, pode comprometer seriamente a saúde financeira da empresa.

Situações como contratações de emergência, demissões não esperadas, aumentos salariais, faltas, afastamento por doenças, entre outras, tornam o quadro de funcionários bastante dinâmico e influenciam diretamente a folha de pagamento.

Além disso, é fundamental que o empresário compreenda todos os aspectos legais que a envolvem, bem como os impostos, encargos e cálculo. Mesmo que não o faça efetivamente, é necessário entender todo o processo, para garantir que seja feito corretamente, obedecendo à legislação, evitando multas e processos trabalhistas e, principalmente, assegurando um maior controle financeiro.

Dessa forma, elaboramos algumas questões que servirão como um guia para que você possa se aprofundar sobre esse assunto tão importante para o seu negócio. Acompanhe!

1. Qual a importância da folha de pagamento para a saúde fiscal da empresa?

A folha de pagamento é uma obrigação legal pela qual a empresa detalha e consolida todas as informações sobre o histórico mensal de cada funcionário, registrando os valores referentes às remunerações com seus devidos descontos e acréscimos. Portanto, o documento tem função fiscal, contábil e operacional.

Ela agrega a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformando-os em fatores numéricos por meio de códigos, referências, quantidade, percentagens e valores.

O governo utiliza essas informações para comprovar as arrecadações de verbas trabalhistas e previdenciárias e para fiscalizar possíveis irregularidades por parte das companhias. Nesse sentido, foi desenvolvido o projeto do e-Social, que entra em vigor em janeiro de 2018, pelo qual serão reunidas várias obrigações trabalhistas que deverão ser declaradas, praticamente, em tempo real.

Isso significa que os empreendedores precisam ter atenção e cuidado redobrado quanto às exigências legais e a elaboração e controle da folha para uma boa administração fiscal. Realizar o cálculo de uma folha de pagamento representa uma enorme responsabilidade, já que exige conhecimentos específicos.

Contudo, conhecer todas as particularidades das obrigações trabalhistas não serve somente para manter seu negócio em conformidade com a legislação e evitar multas, mas também para descobrir uma maneira mais eficiente de se conduzir os custos da operação.

2. Por que há incidência de impostos na folha de pagamento?

Os impostos incidentes sobre a folha de pagamento existem para que o governo possa custear determinadas necessidades do trabalhador, assim como contribuir para o desenvolvimento brasileiro. Por exemplo, a contribuição previdenciária ao INSS assegura ao trabalhador o direito à aposentadoria.

O FGTS, como o próprio nome diz, serve como uma garantia ao trabalhador que for dispensado sem justa causa até que ele consiga uma recolocação no mercado. Também tem a função de garantir uma ajuda de custo para emergências e assuntos importantes, como:

• saúde e habitação;
• obras de energia e de saneamento, gerando melhorias na qualidade de vida, ao fornecer água de qualidade, coleta e tratamento do esgoto sanitário;
• construção, reforma, ampliação ou implantação de empreendimentos de infraestrutura em rodovias, portos, hidrovias e ferrovias.

Já a arrecadação do IRRF é destinada a educação, saúde, segurança pública e também aos programas sociais criados pelo governo, que promovem inclusão social e diminuição do desemprego e da pobreza. Alguns dos programas geradores de empregos nos quais os recursos são investidos são:

• plano de construção de habitação popular;
• recuperação e construção de novas estradas e rodovias;
• construção de obras públicas;
• apoio ao plano de reforma agrária;
• saneamento e reurbanização de áreas degradadas nos municípios;
• incentivo ao desenvolvimento científico e tecnológico;
• estímulo à cultura e ao esporte.

Em outras palavras, podemos afirmar que os impostos incidentes sobre a folha de pagamento têm cunho social e que o governo deve transformar a sua arrecadação em melhoria do bem-estar de toda a população.

3. Quais são os encargos vinculados à folha de pagamento?

Os encargos vinculados à folha de pagamento são denominados encargos sociais e encargos trabalhistas. No presente artigo, veremos apenas quais são os encargos sociais, ou seja, os impostos e as contribuições.

Contribuição previdenciária (INSS)

A empresa está obrigada por lei a efetuar o desconto no salário de todo empregado, referente à contribuição destinada ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), que é o órgão governamental responsável pelo pagamento das aposentadorias e dos demais benefícios dos trabalhadores brasileiros que contribuem com a Previdência Social.

É a contribuição previdenciária que assegura aos contribuintes os seguintes direitos:

• aposentadoria por tempo de contribuição, idade ou invalidez;
• 13º salário;
• salário-família;
• salário-maternidade;
• auxílio-doença;
• auxílio-acidente;
• reabilitação profissional;
• pensão por morte;
• dentre outros.

O desconto da contribuição para a Previdência Social é feito sobre a remuneração do funcionário e deve obedecer aos seguintes valores e percentuais (vigentes atualmente):

• R$ 1.659,38 — alíquota de 8%;
• R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66 — alíquota de 9%;
• R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31 — alíquota de 11%.

Esses valores e percentuais são divulgados pelo próprio INSS e sofrerão alteração sempre que houver mudanças no valor do salário mínimo.

Além disso, as empresas não optantes pelo Simples Nacional devem pagar 20% de INSS Patronal sobre a folha de pagamento.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi criado em 1967 pelo governo federal para proteger o trabalhador demitido sem justa causa. Têm direito ao FGTS todo trabalhador brasileiro com contrato de trabalho formal, regido pela CLT, e também empregados domésticos, temporários, avulsos, trabalhadores rurais, safreiros e atletas profissionais.

O FGTS é constituído de contas abertas em nome de cada trabalhador na Caixa Econômica Federal, quando o empregador efetua o primeiro depósito. Essa conta vinculada tem o saldo formado pelos depósitos mensais efetivados pela instituição, que correspondem a 8% do salário pago ao funcionário, acrescido de atualização monetária e juros.

Esse saldo só pode ser sacado em momentos especiais, como:

• aquisição da casa própria (que pode ser um imóvel novo ou usado);
• construção, liquidação ou amortização de dívida vinculada a contrato de financiamento habitacional;
• aposentadoria e demissão sem justa causa;
• em caso de algumas doenças graves.

Dessa forma, o FGTS configura-se hoje uma das mais importantes fontes de financiamento habitacional, beneficiando, principalmente, o cidadão brasileiro de baixa renda.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

Todo contribuinte que receber valores a título de renda está obrigado ao pagamento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). No caso do trabalhador registrado com carteira assinada, um percentual correspondente ao Imposto de Renda é descontado todos os meses do seu rendimento.

Assim sendo, a empresa está obrigada a descontar esse percentual de Imposto de Renda na folha de pagamento dos seus colaboradores. Para realizar o desconto do IRRF, o empregador deve apurar corretamente a sua base de cálculo, com os seguintes passos:

1. encontrar o salário bruto do funcionário;
2. efetuar as deduções (valor do INSS, valor dos dependentes, faltas, atrasos e pensão alimentícia);
3. depois de serem efetuadas as deduções, encontra-se a base de incidência;
4. encontrada a base de incidência, aplicam-se sobre ela os percentuais determinados na tabela de desconto do IRRF.

O governo federal é quem fixa as alíquotas do IRRF considerando as faixas salariais dos trabalhadores. Atualmente, os percentuais vigentes são os mesmos estabelecidos desde 2015, conforme apresentados abaixo:

• para salários até R$ 1.903,98, o trabalhador está isento do imposto;
• de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65, a alíquota é de 7,5%;
• de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05, a alíquota é de 15%;
• de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, a alíquota é de 22,5%;
• acima de R$ 4.664,68, a alíquota é de 27,5%.

Do valor do imposto apurado, ainda é deduzido um valor que também é estabelecido na tabela, reduzindo o valor a ser retido. Para cada alíquota que corresponde a uma faixa salarial, existe um valor a ser deduzido, conforme segue:

• alíquota é de 7,5%, dedução de R$ 142,80;
• alíquota é de 15%, dedução de R$ 354,80;
• alíquota é de 22,5%, dedução de R$ 636,13;
• Acima de R$ 4.664,68, dedução de R$ 869,36.

Contribuição Sindical e Anual

A Lei 13.467, de julho de 2017, recentemente aprovada e conhecida como reforma trabalhista, acaba com a obrigatoriedade do imposto sindical. Anteriormente, todos os trabalhadores deviam pagar o imposto equivalente a um dia de trabalho por ano, sempre no mês de março. Esse valor era destinado ao sindicato de sua categoria.

Porém, por livre decisão, o empregado pode filiar-se ao sindicato da sua área e contribuir com ele mensalmente.

Risco Ambiental do Trabalho (RAT)

O Risco Ambiental do Trabalho (RAT) é uma contribuição previdenciária destinada a custear acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais dos trabalhadores.

Como o seu objetivo é custear o tratamento de empregados acidentados ou que tenham adquirido doenças ocupacionais no trabalho, o percentual da alíquota do RAT é aumentado na medida em que a atividade exercida pela organização gerar riscos à saúde e à integridade física do trabalhador. Logo:

• empresas cuja atividade apresente risco mínimo deverão contribuir com a alíquota de 1%;
• empresas cuja atividade apresente risco médio deverão contribuir com a alíquota de 2%;
• empresas cuja atividade apresente risco grave deverão contribuir com a alíquota de 3%;

As alíquotas incidirão sobre o total da remuneração dos empregados e trabalhadores avulsos segurados, no decorrer do mês. Ainda sobre as alíquotas, é aplicado o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que consiste em um multiplicador variável num intervalo 0,5000 a 2,0000, utilizando quatro casas decimais.

Dessa forma, as alíquotas poderão ser reduzidas em até 50% ou aumentadas em até 100% em função do desempenho da instituição em relação à sua atividade, constatada pelo FAP.

Para verificar o grau de risco no qual cada empresa se enquadra, é preciso acessar o site do Ministério do Trabalho. Esse grau é determinado pelo Código de Atividade Econômica, que consta no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), em uma tabela conforme a média apurada nos registros dos acidentes de trabalho.

Além disso, para instituições cujas atividades oferecem aos funcionários exposição a agentes nocivos que, consequentemente, gerem direito a aposentadoria especial, as alíquotas do RAT serão aumentadas para 6%, 9% ou 12%, considerando o tempo de contribuição para que o trabalhador se aposente da atividade executada.

Salário-educação

Conforme prevê o § 5º do art. 212 da Constituição Federal de 1988, o salário-educação é uma contribuição social que visa o financiamento de projetos, programas e ações criados para o desenvolvimento da educação básica pública.

O percentual do salário-educação é de 2,5% sobre o total das remunerações de seus empregados — pagas ou creditadas a eles a qualquer título —, pago ao Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE).

Sistema S

As organizações do Sistema S são chamadas de “paraestatais”, ou seja, são privadas, mas contribuem para o interesse estatal, por meio de serviços. Por esse motivo, elas estão no terceiro setor. Contudo, é importante lembrar que elas são oficializadas por leis.

As contribuições são pagas sobre o valor da folha de pagamento ao governo, que arrecada e distribui integralmente para as entidades. As contribuições são feitas considerando as seguintes alíquotas:

• SENAI — 1,5%;
• SESI — 1%;
• SENAC — 1%;
• SESC — 1,5%;
• SEBRAE — variação de 0,3% a 0,6%;
• SENAR — variação de 0,2% a 2,5%;
• SEST — 1,5%;
• SESNAT — 1%;
• SESCOOP — 2,5%.

As alíquotas podem variar de acordo com o tipo de empresa. O Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS) é o órgão responsável por identificar as que devem colaborar com o pagamento das contribuições.

INCRA

A contribuição do Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (INCRA) corresponde ao montante resultante da aplicação da alíquota de 0,2% sobre o valor da folha de pagamentos dos trabalhadores urbanos e rurais.

Também estão obrigadas a fazer essa contribuição as companhias relacionadas no art. 2º do Decreto-Lei nº 1.146/70, tais como:

• indústrias de cana-de-açúcar;
• de laticínios;
• de uva;
• de beneficiamento de chá e de mate;
• de beneficiamento de café;
• de extração e beneficiamento de fibras vegetais e descaroçamento de algodão;
• dentre outras.

Para essas companhias, a alíquota é de 2,5% sobre a folha de pagamento mensal. Ressaltamos, ainda, que as empresas que contribuem para o INCRA estão isentas de contribuir para o Sistema S.

4. Como realizar o cálculo dos impostos?

Com o objetivo de fixação dos principais impostos incidentes sobre a folha de pagamento, vamos, como exemplo, efetuar o cálculo do pagamento de um colaborador que tenha as seguintes informações:

• Salário mensal de R$ 3.500,00;
• Paga pensão alimentícia de R$ 500,00;

Salário bruto (30 dias) = R$ 3.500,00

Desconto de pensão alimentícia = R$ 500,00

Dedução de um dependente = R$ 189,59

Dedução do desconto previdenciário 11% sobre R$ 3.500,00 = R$ 385,00 de INSS

Base de incidência = R$ 2.425,41

Aplicando-se o percentual da tabela, teremos:

R$ 2.425,41 x 15% = R$ 363,81

Dedução do Fator Redutor da Tabela de IRRF = R$ 354,80

R$ 363,81 – R$ 354,80 = R$ 9,01 de IRRF sobre salários

R$ 3.500,00 x 8% = R$ 280,00 de FGTS

5. Quais os riscos de uma má gestão de folha de pagamento?

O empresário que deseja ficar longe dos riscos de uma má gestão de folha de pagamento precisa conhecê-los, a fim de criar estratégias para se proteger deles. Nesse sentido, apresentamos os maiores riscos que uma empresa pode sofrer se não gerir adequadamente sua folha.

Processos trabalhistas

O Brasil está entre os primeiros países no ranking de processos trabalhistas. A cada ano, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) recebe milhões de novos processos.

Muitas dessas ações trabalhistas referem-se a pagamentos incorretos de honorários, horas extras e FGTS, entre outros direitos. Esse quadro seria bem diferente se houvesse uma maior preocupação por parte das organizações com o gerenciamento adequado de sua folha de pagamento.

É preciso haver um controle mais exato e rigoroso sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, pois isso evita falhas nos registros de horas extras ou horas de intervalos não computadas etc.

Todos esses problemas podem ser evitados com a adoção de um sistema de gestão de pagamento eficiente, capaz de otimizar e integrar todos os processos com a menor interferência manual.

Aumento do retrabalho

Elaborar uma folha de pagamento de maneira correta, com todas as particularidades de cada funcionário, já é bastante trabalhoso. Agora, imagine ter de refazer tudo isso, com vários processos por conta de uma má gestão.

Quanto esforço e tempo seriam desperdiçados tendo que recalcular horas extras não registradas ou lançadas incorretamente, períodos não computados, ter de corrigir o cálculo de uma rescisão etc. E mais, parcelas do FGTS que não foram lançadas, valor do vale-transporte que foi depositado errado, entre tantos outros.

Além disso, erros dessa natureza podem causar desconfortos na equipe e comprometer negativamente a produtividade. O retrabalho gasto com a reparação de erros na folha de pagamento desperdiça um tempo valioso dos colaboradores, que poderia ser utilizado para a realização de outros projetos do setor, melhorando o ROI da empresa.

Uma gestão organizada de pagamentos, além de impedir todos esses danos, evita prejuízos financeiros com multas, juros e perdas do próprio retrabalho, que pode equivaler a até 25% do preço final de um produto ou serviço.

Baixa credibilidade

Uma instituição que tem problemas com sua folha de pagamento pode sofrer consequências na sua credibilidade e comprometer seu posicionamento no mercado. O mundo corporativo, sobretudo no atual cenário, não vê com bons olhos uma instituição que não consegue realizar uma boa gestão de seus pagamentos.

Isso porque uma organização que não honra os compromissos financeiros com os seus funcionários certamente é detentora de inúmeras ações judiciais. Ou seja, uma companhia que não consegue cuidar bem de seus próprios colaboradores não deve também honrar seus compromissos com clientes e fornecedores.

E com uma imagem negativa, a empresa acaba afastando investidores e clientes. Isso, gradativamente, vai refletindo na sua saúde financeira, levando muitas a liquidação total, por não disporem mais de recursos para se manterem ativas.

Em um tempo em que as notícias aparecem instantaneamente pelas mídias sociais, é imprescindível prezar por uma boa reputação tanto entre os seus funcionários quanto perante a sociedade.

Aumento da rotatividade

Outro risco grave da má gestão de pagamento é a alta rotatividade de empregados. A consequência de uma administração ineficiente dos honorários reflete negativamente no ambiente e no clima organizacional, levando os colaboradores a trabalharem desmotivados e inseguros.

Isso resulta em uma grande debandada de bons profissionais, que, na primeira oportunidade de uma proposta segura de trabalho, deixam a companhia. Esse rodízio de funcionários tem um impacto muito negativo na produtividade do negócio.

Além disso, essas situações fazem com que as empresas reduzam o investimento em treinamentos, já que seria inviável gastar recursos com um funcionário que poderá sair em breve da organização. Porém, essa falta de qualificação resulta em serviços e produtos de menor qualidade, consequentemente, comprometendo a imagem da companhia no mercado.

Queda nos resultados financeiros

É fato que todos os riscos da má gestão de pagamento, inevitavelmente, convergem para o pior dos temores de uma organização: a baixa lucratividade. E esse é um dos motivos que levam muitas companhias a fechar as portas, pois seu fluxo de caixa fica comprometido.

Quando os processos são bem organizados, refletem na motivação dos colaboradores, que executam suas atividades com excelência e produzem produtos e serviços que resultam em clientes satisfeitos. E são eles, os clientes, que fornecem lucros para a companhia.

Assim, forma-se um ciclo de eficiência, e se a primeira conexão desse ciclo — processos bem organizados — é quebrada, todas as demais serão afetadas, em efeito dominó.

É preciso conhecer e atentar para esses riscos e suas consequências, a fim de poder contorná-los antes que a estabilidade da empresa seja gravemente abalada. Portanto, elabore um planejamento estratégico, objetivando implantar uma gestão de pagamento eficiente, para que o ciclo não se quebre e gere ótimos resultados.

Fonte: Soften Sistemas