Emitir notas fiscais eletrônicas é obrigação de qualquer empresa, independentemente de sua atividade. Não fazer a emissão em qualquer venda ou prestação de serviço configura sonegação de impostos, com penalidades duras previstas na legislação tributária e fiscal.

Por isso, o empreendedor deve estar informado a respeito dos procedimentos para emissão e das diferenças entre o uso dos documentos fiscais existentes.

Então, atente-se aos principais pontos sobre as emissões que você deve entender, para não cometer erros.

Saiba qual tipo de nota você deve emitir

Existem diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas no Brasil, que atendem a operações distintas.

Na venda de produtos para outras empresas ou na industrialização, deve-se emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela é direcionada a operações como essas, que envolvem Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Caso a venda seja feita diretamente a clientes finais pessoas físicas, o documento correto é a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). Utilizada apenas neste caso, ela substituiu os cupons fiscais.

Para a prestação de serviços é preciso emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), exclusiva para essas operações, que são tributadas pelo Imposto sobre Serviços (ISS).

Na hipótese de o serviço prestado ser o de transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados, a obrigatoriedade, apenas neste caso, é de emissão do Conhecimento de Frete Eletrônico (CT-e). Isso porque tal serviço não é tributado pelo ISS, mais sim pelo ICMS, regulamento que exige esse tipo de documento para tais serviços.

Saiba quando emitir diferentes documentos

Pode ocorrer de, por exemplo, uma prestadora de serviços precisar utilizar a NF-e para devolver um material ou uma ferramenta que tenha chegado com defeito, além de outra desconformidade em relação ao objetivo da compra.

Para fazer a devolução de mercadoria, que é tributada pelo ICMS, não é possível emitir a NFS-e. O processo exige uso da NF-e.

O mesmo vale para um negócio que apenas vende a pessoas físicas utilizando a NFC-e. Para devolver alguma mercadoria, em operação entre empresas e que movimenta ICMS, é exigido o uso da NF-e.

No mais, a empresa deve emitir mais de um tipo de documento quando desenvolver duas ou mais atividades, como venda de produtos e prestação de serviços simultaneamente. Por exemplo, ao vender uma peça de algum equipamento e prestar o serviço de instalação é preciso emitir a NF-e e a NFS-e no mesmo atendimento.

Entenda se a sua empresa precisa de certificado digital

Em qualquer caso, para emitir NF-e, CT-e e NFC-e, é obrigatório que o negócio tenha a certificação digital, mecanismo que garante seguranças às emissões e faz a assinatura e a transmissão dos documentos.

No caso da NFS-e, o uso da certificação depende da cidade onde está a empresa, pois é a fiscalização de cada município que define as regras de registro e tributação dos serviços. Em várias cidades do Brasil as micro e pequenas empresas não precisam do certificado digital para adentrar nos sistemas municipais e emitirem suas notas fiscais eletrônicas.

Credencie seu negócio como emissor de notas

Seja no Fisco estadual ou municipal, o credenciamento para emissão sempre é requisito.

Então, se a sua empresa tem de emitir NFC-e, NF-e ou CT-e, deve credenciar-se junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado para conseguir transmitir seus documentos. E se ela precisar emitir a NFS-e deve buscar o credenciamento no setor de fiscalização tributária da prefeitura.

Busque o correto CFOP de suas operações

CFOP significa Código Fiscal de Operações e Prestações, indicando nos documentos fiscais as vendas ou serviços prestados.

Para cada operação possível existe um CFOP e errar seu preenchimento pode render penalizações por parte dos órgãos de fiscalização. Então, é necessário visualizar a tabela e destacar aqueles que traduzem as atividades da empresa corretamente para preenchimento das notas.

Procure o NCM correto de seus produtos, caso tenha um comércio

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código utilizado para todo tipo de produto existente no território do Mercosul.

Igualmente ao CFOP, deve ser preenchido em todas as notas fiscais e não pode conter erros. Logo, é preciso procurar na tabela de códigos aqueles que explicitam os produtos vendidos ou pelo menos tenham relação com eles.

Saiba qual o código de serviço correto, caso seja prestador

O código de serviço funciona como uma espécie de NCM para os serviços prestados, cujos números e descrições são definidos pelas prefeituras, pois são elas que regulam o ISS, as notas de serviços e as declarações relacionadas.

Como ocorre com o NCM, para cada serviço prestado existe um código dentro da cidade da empresa. Então, é necessário saber qual se adéqua aos serviços do negócio para o preenchimento das NFS-e.

Verifique os cálculos tributários de suas operações

Em cada nota é necessário destacar os impostos em seus valores e percentuais, além de forma de pagamento ou apuração deles em alguns casos.

Por exemplo, ao prestar serviços tributados pelo ISS dentro da mesma cidade, pode ser necessário marcar o tributo como retido na nota. Porém, ao prestar o mesmo serviço para cliente de fora da cidade, pode não ser necessário retê-lo, mas somente destacá-lo no documento.

Já para vendas e industrializações temos diferentes casos para ICMS e IPI.

Cometer erros no sentido tributário também pode render multas ao negócio, além de muito retrabalho para ajustes e correções.

Envie os arquivos XML para seus clientes

O documento fiscal, que pode ser visualizado e impresso, para todos os tipos de notas fiscais eletrônicas é apenas um arquivo auxiliar utilizado justamente para visualização das notas e de suas informações.

Na verdade, em termos fiscais, o arquivo que representa de fato as notas é o XML, que inclusive pode gerar a nota para visualização. Por outro lado, o documento auxiliar não pode gerar um XML e não é um elemento fiscal das emissões.

Portanto, após cada emissão é necessário extrair o arquivo XML gerado e enviá-lo ao cliente. Depois disso, tanto o emissor quanto o receptor do arquivo devem guardá-lo por cinco anos de acordo com a legislação.

Além de emitir notas fiscais nas operações, também é muito importante fazer as emissões corretamente, visto que os órgãos de fiscalização estão cada vez mais atentos e ágeis em fiscalizar e penalizar erros e emissões.

Acertar nos procedimentos é importante ainda para manter uma boa organização dentro da empresa, que deve manter a escrituração contábil sem erros para avaliar o negócio.

Fonte : Grupo Fatos