Além do código de barras que permite a leitura por leitor óptico e da chave de numérica com 44 posições, que dá acesso à consulta da NF-e, o documento apresentam informações básicas sobre as operações em curso, como por exemplo, remetente, data e horário de saída da mercadoria, informações de transporte, tipo de operação, descrição das mercadorias e destinatário.

Como emitir um DANFE? Há um sistema individual?

É recomendado que o DANFE seja emitido no mesmo sistema gerador da NF-e, uma vez que não poderá haver divergência entre os dois. Por essa razão, recomendamos sempre a utilização de um sistema de emissão de NF-e completo, como o Sage Business Cloud NF-e.

Por meio dele, é possível emitir notas fiscais de produto, serviço e ao consumidor, além de documentos de transporte. O sistema é completamente online, permite a emissão ilimitada de notas fiscais e tem valor de mensalidade acessível inclusive para pequenas empresas.

Quais informações são obrigatórias no DANFE?

A inserção de informações como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora são de caráter obrigatório na NF-e, no caso de a empresa emitente ter acesso a essas informações antes da emissão do documento. Porém, caso essas informações não constem no arquivo da NF-e, e valendo-se de não terem sido impressas no DANFE, subentende-se que a mercadoria saiu do estabelecimento emitente no dia da emissão da NF-e.

Há um layout obrigatório para o DANFE?

O layout do DANFE deve seguir um padrão determinado pelo Ministério da Fazenda disponível no Manual de Integração dentro da página sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Entre as recomendações estão o tipo e o tamanho de papel no qual o documento precisa ser impresso. Se as informações obrigatórias (dados do emissor, número de série da NF-e e destinatário) ultrapassarem uma página, por exemplo, o documento pode ser emitido em folhas numeradas.

E, caso a legislação tributária exija a utilização de vias adicionais, é permitida a impressão do DANFE na quantidade necessária para atender à exigência fiscal, sendo que todas elas serão consideradas originais.

Para que serve o código de barras unidimensional impresso no DANFE?

Todo DANFE possui o código de barras unidimensional que contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), permitindo que o contribuinte possa consultar a situação da NF-e no Portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte. A ideia, portanto, é simplificar o acesso às informações e permitir a checagem dos dados online.

Vale destacar que esse código de barras unidimensional é uma chave de 44 posições que representa o Código de Acesso da NF-e. É preciso lembrar que todo DANFE deve conter as duas representações, tanto o código numérico da Chave de Acesso quanto o código de barras subsequente.

Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?

Antes da circulação da mercadoria, o DANFE correspondente deverá ser impresso e sempre acompanhar a NF-e. Obedecendo a essa condição, o DANFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado sempre que houver a necessidade de cumprir as exigências das obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Como deverá ser impresso o DANFE?

A impressão deverá seguir as especificações do Manual de Integração do Contribuinte, o qual estipula: papel de no mínimo 210 X 297 mm (A4) e no máximo 230 X 330 mm (Ofício 2), em folhas de papel comum, não podendo ser utilizado papel jornal.

Poderão ser utilizados também Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), além de formulário pré-impresso ou formulário contínuo, como também folhas soltas. É imprescindível que o contribuinte verifique a qualidade da impressão para que a leitura das informações não seja prejudicada.

É seguro imprimir em papel comum?

É preciso levar em consideração que a segurança do sistema não é do DANFE em si, mas da NF-e atrelada a ele. Ou seja, é a chave de segurança presente no DANFE que permitirá que o contribuinte possa verificar no ambiente do SEFAZ se determinada operação está ou não regularmente documentada pela NF-e, e a operação a que esse documento está vinculado.

É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE?

Não, deverá existir apenas um DANFE por NF-e, contudo, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, para a discriminação das mercadorias poderá ter quantas folhas forem necessárias. Outro ponto importante é que o contribuinte poderá utilizar 50% da área disponível no verso do DANFE. Como o DANFE é único, o código de barras da NF-e deverá ser o mesmo em todas as folhas da discriminação das mercadorias.

No caso de extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, qual o procedimento que o contribuinte emitente deverá realizar?

Caso a mercadoria já tenha sido entregue, o contribuinte emitente deverá reimprimi-la e encaminhá-la para a transportadora ou para o destinatário. Durante todo o trânsito da mercadoria, esta deverá estar documentada com a NF-e e sempre acompanhada do DANFE correspondente. Se o destinatário já recebeu a mercadoria e não manteve o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e, a reimpressão poderá ser dispensada.

Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A legislação tributária mantém definido o prazo de guarda dos documentos fiscais, sendo assim, tanto emitente quanto destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na norma. Isso garante que, na situação de solicitação da administração tributária, o documento esteja na guarda tanto do emitente quanto do destinatário. Porém, há algumas ressalvas.

No caso de o destinatário ser o emitente das NF-e, a guarda do DANFE não precisará ser realizada, uma vez que ele foi obrigado a receber a NF-e e, portanto, apenas o arquivo digital recebido deverá ser guardado.

O DANFE poderá ser mantido em arquivo pelo prazo estabelecido pela legislação tributária no caso de o contribuinte não ser credenciado para a emissão da NF-e, substituindo, assim, o arquivo eletrônico da NF-e. Isso vale também para o caso de a administração tributária solicitar a comprovação das informações. É extremamente importante que o destinatário verifique a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e se a Autorização de Uso da NF-e foi concedida.

É obrigatório que o emitente da NF-e disponibilize o download ou encaminhe para o destinatário o arquivo eletrônico da NF-e e o respectivo protocolo de autorização, conforme disposições contidas no §6º do artigo 9º da Portaria CAT 104/07.

Quando é usado o formulário de segurança do DANFE?

A emissão em contingência ocorre quando há a ocorrência de problemas técnicos durante a obtenção da prévia autorização da NF-e. Nesses casos, o DANFE deverá ser impresso em um papel que contenha dispositivos de segurança, como gramatura especial e número sequencial, em duas vias, sendo que uma delas acompanhar a mercadoria, e a outra fica arquivada junto ao emissor para posterior apresentação ao fisco.

Assim que o problema técnico for resolvido, o contribuinte emitente deverá transmitir os arquivos digitais da NF-e para a Secretaria da Fazenda.

Fonte: Sage